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商务简报实战技巧

时间:2012-06-30 15:13来源:未知 作者:大宝库 点击:读取中
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商务演示文稿实战应从两大方面:一是制作篇;二是现场演示篇,下面这篇短文就是从这两方面总结了66招,应该还有很多方面值得重视,我先整理放上。大家一齐补充,欢迎更多实战经验丰富人士加入本贴~~~~

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  第一招

  • 弄清楚简报的对象是谁

  – 如背景如何、人数多少、男女比例、学历的分布等信息都会影响到简报的内容和方式

  第二招

  • 说听众听得懂的话

  – 面对不同的人,应该有不同的沟通方式,用词上应避免使用过多的专有名词

  第三招

  • 切勿以文字填满简报内容

  – 每一张投影片内的文字不宜过多,过多文字往往使得听众为了阅读而分心,也会让人觉得你的准备不够。

  – 最好控制在五到六行之内为原则,每行字数约在十个字左右

  第四招

  • 一张投影片以一个主题为原则

  – 尽量让内容能够精简短少,却又可以涵盖所要讲述的重点。里面的重点最好以条列的方式,列出纲要即可。

  第五招

  • 简报内不要使用太多种字型

  – 以粗 体字或圆体字较为讨好。

  – 尽量不要太过于使用粗体字或斜体字。

  – 而且要控制在三种字型以内较为适宜。

  第六招

  • 制作结构化的简报内容

  – 简报大概的模式:简报主题、前言、现代或环境背景、目的、建议、总结和问题等

  – 如果不熟悉,可运用软件内的大纲精灵,可以快速帮你制作出一个有结构清楚的的简报内容

  第七招

  • 利用项目符号将内容分层

  – 一来有助于参与者的阅读

  – 二来也能将重点做明显区分

  • 层次最好以两层为限

  第八招

  • 用文字不如用数字

  – 专业、复杂,或是一些比较性质的内容,只是用文字表示时,很难给人深刻的印象。

  – 若能提出数字作为例证,或进行相关的分析比较,更能增加专业性、提升可信度

  第九招

  • 标题字体放大

  – 以能够让与会者看清楚为原则

  – 内文所使用的字级不要小于18级

  – 标题字原则上字级应该在40级上下5级的范围。

  第十招

  • 加入插图丰富版面

  – 美工图片的加入,可以美化版面,增加简报内容的活泼度。

  – 运用主题相符的图片,增加视觉吸引力、拉近观众与简报主题的距离。

  第十一招

  • 用数字不如用图表

  – 图表的呈现能较快速的让人一目了然,也容易看出数据间的相对变化

  – 记住用文字不如用数字,用数字不如用图表

  第十二招

  • 不宜将所有文字塞入一张投影片中

  – 美工图案应是居于辅助的地位

  – 过于枝节的内容、不是必要的图表,不需全部放进在简报内容中,只需用口述的方式说明即可

  第十三招

  • 善用不同形式的图表

  – 应依所得数据的性质,慎选适当的图表格式,才能让你所要做的报告内容清楚呈现。

  第十四招

  • 注意简报内数字的正确与否

  – 简报内容在文字与排版方应避免错误。

  – 小小失误即可引起听众对你简报能力的质疑。

  第十五招

  • 加入适当的文字色彩

  – 文字色彩情感与信息的内容和观众的文化背景有关

  – 蓝色代表信任、稳定。

  – 橙色代表温馨、智慧。

  – 紫色代表豪华、怀旧。

  – 灰色代表中立与深思熟虑。

  第十六招

  • 使用PowerPoint简报模板,快速制作专业简报

  – 缺点是,只要是采用过PowerPoint软件的简报听众,大概都已经看过这些背景好几次了。

  第十七招

  • 一次不要同时使用所有的招数

  – 使用过多的字型、色彩以及美工图案,只会把简报妆点成一颗花花绿绿的圣诞树

  – 简单的设计反而更容易营造出专业的感觉

  第十八招

  • 图表里的颜色不要超过四种

  – 过多的色彩会扰乱图表本身原有的效果

  – 制作简报之前,最好先在心中建立一套色彩规划,并且坚持到底

  第十九招

  • 加入公司的LOGO,增加专业感

  – 直接在简报上加入公司logo,会让简报看起来更具有专业架式。

  第二十招

  • 小心底图在实际投影时发生差异

  – 一张好的简报底图,应该要能够突显出简报主题。

  – 正式简报前,应该先测试一下实际投影效果。

  第二十一招

  • 简报内的底图要统一

  – 底图一致,才会使得整个简报有一体感以及完整性,也会让听众在视觉上比较舒适。

  第二十二招

  • 善用投影母片功能,自制简报格式

  – 一旦做好投影母片的设定,以后如果需要制作固定基本格式的简报投影片,只要直接套用该投影母片即可,就不用再花时间重新设定

  第二十三招

  • 底图的选择不要太花俏

  – 使用设计繁复、颜色太过花俏的简报底图,会分散听众的视觉焦点

  – 不妨以简单大方的底图为首选,这种设计最万无一失。

  第二十四招

  • 加入底图让简报更具质感

  – 选择适宜的底图,简报的质感度立即向上攀升。

  第二十五招

  • 字体颜色和底图要呈现对比

  – 专家建议,用明亮的字体颜色,搭配暗色背景底图,才是最为抢眼的简报版面安排方式

  第二十六招

  • 制作简报制式模板,加强企业形象

  – 最好选择最接近公司商标或感觉的颜色。

  第二十七招

  • 为你的简对象制作专属简报

  第二十八招

  • 建立自己的模板数据库

  – 为应付不同场合的简报,建议多搜集一些简报模板。

  第二十九招

  • 学习利用计算机做简报

  第三十招

  • 确定计算机设备能够进行动态简报

  – 为避免出错,建议全部演练一遍

  – 另外也别忘了根据档案的格式,安装能播放你要的影片或音效所需要的软件。

  第三十一招

  • 在简报中加入动态效果

  – 适度的加入动态效果,会使整个简报过程生动而有趣

  – 观众也才不会因为无聊而昏昏欲睡

  第三十二招

  • 外挂动态软件添加简报态效果的选择

  – 利用外挂软件如:「show 3D」、「Flash」等让简报效果更加出色动人。

  第三十三招

  • 一张投影片不要用三种以上动画效果

  – 使用过多将会适得其反,模糊了简报的重点

  第三十四招

  • 放弃不熟悉的工具与特效

  – 事前必须熟悉各项设备的操作要领,并且反复綀习

  – 不要为了比炫,去使用一些不熟悉的工具与特效

  第三十五招

  • 加入声音,强化简报效果

  – 一小段演讲词、音乐、音效可强化简报的说服力。

  – 切记要尽量简短

  – 切勿使用未经授权的音乐以免触法

  第三十六招

  • 用短片、动画吸引观众目光

  – 有时候,语言和文化上的障碍,也会因为一段幽默的短片而化解,拉近你和众的距离

  第三十七招

  • 在大场地不妨使用麦克风

  第三十八招

  • 让观众忘了高科技的存在

  – 简报内容和你的表现才是主角。

  – 不要低头看简报设备

  – 尽量使用无线的器材

  第三十九招

  • 别和计算机音效抢话说

  – 务必要让音效播完再说话,千万不要计算机音效互相抢白。

  第四十招

  • 把简报当作是一场表演

  – 多媒体动态效果,只是让简报更精彩的辅助工具

  – 你的简报内容以及临场的态度表现,才是最重要的关键。

  第四十一招

  • 档案大的影片另外存盘

  – 简报档案太大,会将档案的开启、运作速度拖慢。

  – 不妨有简报投影片里加入一个超级链接,等需要时再点选播放。

  第四十二招

  • 不要又用计算机又用传统投影机做简报

  第四十三招

  • 利用小抄

  – 将重点的数字或提示词记在上面,适时用很快的时间偷瞄一下,提示自己。

  第四十四招

  • 设想听众可能提出的问题与回答

  第四十五招

  • 备妥备份文件

  第四十六招

  • 传统投影片的准备

  第四十七招

  • 如何消去简报背景

  – 在打印功能窗口中,勾选「纯粹黑白」选项,就不会印出简报的背景底色。

  第四十八招

  • 不断綀习加上实地演练

  第四十九招

  • 准备讲义

  第五十招

  • 节省纸张的讲义打印

  第五十一招

  • 准备数个笑话与案例

  第五十二招

  • 学习如何操作、设定笔记型计算机

  第五十三招

  • 不要死记简报内容

  第五十四招

  • 熟悉播放软件的操作

  第五十五招

  • 在简报中准备QA时间

  第五十六招

  • 数据的更新

  第五十七招

  • 选择适当的简报场地

  第五十八招

  • 必要时自行准备工具

  第五十九招

  • 辅助工具的运用

  第六十招

  • 了解会议厅的布置及设备

  第六十一招

  • 提早到达会场

  第六十二招

  • 穿着简单大方的服装

  第六十三招

  • 观众入场前就将计算机接上投影机

  第六十四招

  • 请微笑注视观众

  第六十五招

  • 切忌躲在计算机屏幕后面做简报

  第六十六招

  • 不要耍弄手上的物品

(责任编辑:大宝库)


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